Digitalisierung

Die Digitalisierung in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) hat nicht nur viele Vorteile, sondern unterliegt auch dem Steuervereinfachungsgesetzt von Bund und Ländern. Die Forderung der Finanzämter nach schnellem und digitalem Zugriff ist vielen Unternehmern bekannt. Die Anbindungen an DATEV-Schnittstellen oder die Minderung des Papierverbrauches können weietere Gründe sein. Kosten können reduziert, die Umwelt geschont und die Einsparung von Zeit erreicht werden. Mögliche Maßnahmen sind:

  • den Einsatz von Dokumentenscannern
  • die Installation von individueller Software
  • einem ausgelagerten Rechnungsmanagement
  • Nutzung von Tablets, Smartphones und PDA's

Digitalisierung macht Prozesse transparenter

Der Zugriff auf wichtige Daten ist wesentlich schneller und ermöglicht weiterführende Berechnungen oder Nachkalkulationen. Mit Auswertung der gesammelten Daten können Entscheidungen zielgerichtet getroffen werden.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verbindet die gesetzlichen Pflichten mit hoher Effizienz in Unternehmen. Der Einsatz eines DMS-Systems lohnt sich bereits ab 3 Mitarbeitern. Bei der Integration des Systems wird darauf geachtet, dass es für die Finanzverwaltung revisionssicher ist.

Ökonomische und strategische Ziele

  • Unterschiedliche Ablageorte im Unternehmen zu konzentrieren
  • individuelle und unzulängliche Ordnungssystem zu vereinheitlichen
  • eine Recherchemöglichkeit für die aufbewahrungspflichtigen Dokumente der letzten 10 Jahre zu schaffen
  • Wissen von einzelnen Mitarbeitern aus den Köpfen in ein System bringen - Konzentration von Wissen
  • hohen Platzbedarf für Ordner und Papier einsparen
  • jährliche Kosten für Bürobedarf deutlich senken
  • Verlustgefahr von Dokumenten durch Digitalisierung vermindern
  • hohen Aufwand beim Suchen von Dokumenten vermeiden
  • Daten schützen / verschlüsseln und mit einzelnen Zugangsberechtigungen versehen

Zu beachten sind sind die Vorschriften der GoBD. Das DMS dient unter anderem dem Nachweis gegenüber der Finanzbehörde / Finanzamt auf Grundlage des Steuervereinfachungsgesetzes.

Nachweisbare Effekte

Je nach Branche und Unternehmensgröße finden attraktive und betriebswirtschaftlich sinnvolle Vereinfachungen und Kostensenkungen statt. Ebenfalls in kleineren Unternehmen ab 3 Mitarbeitern sind folgende Effekte umsetzbar:

  • 25 - 40% Zeitersparnis
  • 80 - 95% Kostenersparnis für die Ablage
  • 30 - 90% schnellerer Durchlauf im elektronischen Workflow
  • 30 - 40% Zeitersparnis von Routineaufgaben

Die Steigerung der Transparenz und eine direkte Auskunftsfähigkeit für Kunden und Lieferanten bei Nachfragen ist ein Vorteil. Die Qualitätssteigerung innerhalb der Zusammenarbeit bildet die Basis für Wachstum im Unternehmen, denn durch die Zeitersparnis können sich Mitarbeiter anderen wichtigen Aufgaben widmen.