Digitalisierung

Die Digitalisierung in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) hat nicht nur viele Vorteile, sondern unterliegt auch dem Steuervereinfachungsgesetzt von Bund und Ländern. Insbesondere die Forderung der Finanzämter nach schnellem und digitalem Zugriff ist vielen Unternehmern bekannt. Auch die Anbindungen an DATEV-Schnittstellen.

Ein weiterer Grund für Digitalisierung kann die Minderung des Papierverbrauches sein. Kosten können damit gemindert und die Umwelt geschont werden. Eine Zeitersparnis ergibt sich oft parallel dazu.

Erreicht werden kann die Digitalisierung durch

  • den Einsatz von Dokumentenscannern
  • die Installation von individueller Software
  • einem ausgelagerten Rechnungsmanagement
  • Nutzung von Tablets, Smartphones und PDA's

Digitalisierung macht Prozesse transparenter

Der Zugriff auf wichtige Daten ist wesentlich schneller und kann weiterführende Berechnungen oder Nachkalkulationen möglich machen. Mit der Auswertung von gesammelten Daten können Entscheidungen zielgerichtet getroffen werden.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verbindet die gesetzlichen Pflichten mit deutlich gesteigerter  Effizienz in Unternehmen. Der Einsatz eines solchen Systems lohnt sich bereits ab 3 Mitarbeitern. Bei der Integration des Systems muss darauf geachtet werden, dass es für die Finanzverwaltung revisionssicher ist.

Ökonomische und strategische Ziele

  • Unterschiedliche Ablageorte im Unternehmen zu konzentrieren
  • individuelle und unzulängliche Ordnungssystem zu vereinheitlichen
  • eine Recherchemöglichkeit für die aufbewahrungspflichtigen Dokumente der letzten 10 Jahre zu schaffen
  • Wissen von einzelnen Mitarbeitern aus den Köpfen in ein System bringen - Konzentration von Wissen
  • hohen Platzbedarf für Ordner und Papier einsparen
  • jährliche Kosten für Bürobedarf deutlich senken
  • Verlustgefahr von Dokumenten durch Digitalisierung vermindern
  • hohen Aufwand beim Suchen von Dokumenten vermeiden
  • Daten schützen / verschlüsseln und mit einzelnen Zugangsberechtigungen versehen

Zu beachten sind dabei sind die Vorschriften der GoBD. Das DMS dient unter anderem dem Nachweis gegenüber der Finanzbehörde / Finanzamt auf Grundlage des Steuervereinfachungsgesetzes.

Nachweisbare Effekte

Je nach Branche und Unternehmensgröße finden attraktive und betriebswirtschaftlich sinnvolle Vereinfachungen und Kostensenkungen statt. Ebenfalls in kleineren Unternehmen ab 3 Mitarbeitern sind folgende Ergebnisse möglich:

  • 25 - 40% Zeitersparnis
  • 80 - 95% Kostenersparnis für die Ablage
  • 30 - 90% schnellerer Durchlauf im elektronischen Workflow
  • 30 - 40% Zeitersparnis von Routineaufgaben

Einer der weiteren Effekte ist die Steigerung der Transparenz und eine direkte Auskunftsfähigkeit für Kunden und Lieferanten bei Nachfragen. Es erhöht beiläufig die Qualität der Zusammenarbeit und bildet die Basis für Wachstum im Unternehmen, denn durch die Zeitersparnis können sich Mitarbeiter anderen wichtigen Aufgaben widmen.